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A cura di Joshua Cesa, versione 1.1 del 25 febbraio 2014, Licenza Creative Commons by-nc 3.0.
Piccolo vademecum su come scrivere un testo pronto per essere poi impaginato velocemente (da sé o da parte di un grafico).
Nella piccola attività editoriale del Gruppo Archeologico Goriziano (associazione di volontariato attiva dal 2005 al 2012) era nata l'esigenza di agevolare l'impaginazione degli atti partendo da testi, scritti dai relatori secondo la guida, già puliti.
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Dieci piccole regole – spiegate – per render i testi uniformi e pronti a una successiva impaginazione. Evitare alcuni errori comuni e impostare uno scritto con gli stili (la cui modifica non è oggetto di questa guida) sono piccole accortezze che permettono di facilitare il passaggio dei contenuti tra diversi applicativi – no: non è un semplice copia–incolla –, di migliorare sensibilmente il risultato finale e di risparmiare molto tempo, si tratti di una lettera fino o di una tesi di laurea poco importa.
Impostare un testo – soprattutto se lungo e strutturato in capitoli, paragrafi e simili – è una questione di ordine: la differenziazioni dei titoli tra paragrafi e sotto–paragrafi, data solitamente nella grandezza diversa della font, è specchio una strutturazione ad albero dei contenuti che va mantenuta: se introduco un capitolo (titolo di secondo livello) tutti i titoli a seguire (titoli di terzo livello) saranno “letti” come sotto-capitoli – e quindi collegati logicamente al primo; per introdurre un altro argomento dovrò ricorrere nuovamente ad un titolo di secondo livello e così via. Introduzione, ringraziamenti, bibliografia (a meno che questa non sia presentata capitolo per capitolo) sono capitoli di pari livello rispetto a quelli del testo. L'uso della numerazione nei titoli (es. 2.3) può aiutare nella lettura della struttura del testo.
Usare gli stili, soprattutto se ad impaginare sarà un'altra persona, aiuta molto. Non bisogna badare minimamente all'aspetto del testo, quanto al suo ordine. Niente allineamenti, caratteri, dimensioni o simili: lasciate tutto com'è. Quando iniziate a lavorare aprite il cassetto stili e quando dovete differenziare un elemento, dandogli "gerarchia" (un titolo, un sotto-titolo, un testo citato, una parola straniera etc.), basta selezionarlo e cliccare sull'elemento corrispondente nelcassetto stili. Non fate altro, anche se tutto vi apparirà poco gradevole a vedersi: quando si passerà ad impaginare il testo, grazie a questa accortezza, basterà impostare le proprietà di un singolo elemento-tipo (il titolo, il corpo, etc.), specificando ad esempio che prima di un capitolo venga inserita una pagina bianca e che dopo il titolo ci sia un centimetro di spazio e le modifiche si ripercuoteranno su tutti gli elementi corrispondenti.
Ricorda che nella fase d'impaginazione sarà il grafico a sistemare tutto il testo, automatizzando le distanze tra le parti del testo: spaziare elementi in verticale o in orizzontale pigiando ripetutamente invio o spazio è una pratica sbagliatissima (che farà perdere molto tempo a chi impaginerà). Se hai necessità di particolari configurazioni grafiche (come incolonnamenti, tabelle, allineamenti) parlane con chi curerà la grafica della pubblicazione prima di lavorare molto tempo per nulla.
Le immagini non vanno posizionate all'interno del testo ma vanno fornite separatamente (possibilmente numerate in modo ordinale): basterà inserire nel testo un riferimento (es. “Figura 33”) a cui segue l'eventuale didascalia; sarà premura di chi impaginerà trovare la soluzione grafica migliore per far cader bene gli elementi nel testo, cosa che dipenderà anche dalle scelte di impaginazione (ad esempio tutte le immagini concentrate a fine capitolo o sparse nel testo). Assegnate uno stile a sé anche a questi segnaposto per permettere di evidenziarle velocemente.
Anche lo spazio, gli a-capo etc. sono dei veri e propri caratteri, detti caratteri invisibili, e come tali sono selezionabili. Sono visualizzabili spuntando l'omonima voce: il testo apparirà quindi arricchito di una serie di simboli (un punto a mezza altezza per gli spazi, una P rovescia per il fine paragrafo, una freccia a gomito verso sinistra per gli a-capo ed una freccia verso destra per i tabulatori). Ricorda che lavorare con i caratteri invisibili attivati aiuta a prevenire a colpo d'occhio gli errori, individuando facilmente ad esempio gli spazi multipli.
Esistono due tipi di fine riga: l'a–capo ed il fine paragrafo, il primo si ottiene premendo Alt + Invio, il secondo solo Invio. Appaiono a prima vista uguali, ma non lo sono. L'esempio è chiaro quando, usando l'automatismo degli stili, si studiano i rientri dei paragrafi (divisi appunto dal fine paragrafo) per aumentarne la leggibilità del testo: se in questo contesto va inserita la citazione di una poesia (o semplicemente un sotto-paragrafo sullo stesso argomento) e si vogliono evitare i rientri dei versi andrà usato l'a–capo.
Non ci sono scuse: – (trattino) non è uguale – (trattino lungo), è non è assolutamente uguale ad E', perché esiste (perchè no) e c'è differenza tra ” ” (virgolette) e " " (virgolette tipografiche o inglesi); mentre scrivete verificate cosa state scrivendo ed impostate le preferenze per l'uso automatico o meno, nonché utilizzate i simboli (o caratteri speciali) per inserire ciò che non trovate sulla tastiera, come le lettere accentate maiuscole. Spesso la mancata configurazione iniziale porta ad annidare inconsapevolmente molte cose brutte – e sbagliate – nel testo. Inoltre prestate attenzione alla coerenza nella scrittura delle date (prediligete la scrittura dei mesi), nella punteggiatura delle ore (9.30 o 9:30), nei numeri (da zero a dieci in lettere) e sciogliete le abbreviazioni (salvo gli acronimi non puntati, solo con la prima lettera maiuscola).
Quando vi è la necessità di evidenziare qualche elemento nel testo può essere utile ricorrere a qualche escamotage, da usare anch'esso con parsimonia: solitamente per le parole straniere, per i titoli delle opere e per le citazioni lunghe si usa l'italico (e non chiamiamolo corsivo…), l'uso del neretto (o grassetto) è sconsigliato – non stiamo stilando degli appunti o un manifesto pubblicitario dove per una lettura veloce è meglio render evidente a prima vista alcuni punti. Evitate di miscelare tra loro i sistemi, scegliete un modo di evidenziazione ed usatelo sempre. Il maiuscolo – salvo per le pochi casi – non va usato, nemmeno nei titoli: se si vorrà lo si potrà impostare in una successiva fare in modo automatico per quest'ultimi. Il sottolineato non viene preso in considerazione in questa guida (è un non sense aldifuori della correzione di bozze e dell'ormai superata macchina da scrivere).
Se abbiamo un testo lungo è meglio dosare l'uso degli elenchi a pochi specifici punti: condurre un ragionamento lineare (magari specificando “Al primo punto…”) è senz'altro preferibile ad un abuso dei punti, salvo elenchi compatti (non lunghi più di qualche riga) e composti almeno da 3 voci. L'uso dei sotto–punti è raro ed andrebbe concordato con il grafico. Per gli elenchi ordinali vale lo stesso discorso di cui sopra e non bisogna dimenticare la coerenza: a seconda delle preferenze scegliete se adottare lettere, numeri arabi o romani (anche se quest'ultimi non risultano molto leggibili) e lavorate con le impostazioni di default del vostro applicativo (solitamente numeri arabi). In merito alle tabelle (se non potete farne a meno) utilizzate lo strumento senza apportare grosse modifiche: in fase d'impaginazione esse dovranno venir ricreate ex-novo.
Esistono diversi modi per stilare la bibliografia e le note: va ricordato anzitutto che la cosa più importante in prima istanza è la coerenza e la completezza. Una volta scelto se riportare uno e entrambi gli elementi a fine paragrafo (o accorparli a fine testo dividendo o meno i capitoli) adottate un elenco puntato (o ordinale se ci sono riferimenti nel testo) per la bibliografia ed uno ordinale per le note senza particolari vezzi grafici: in fase d'impaginazione verranno definiti questi dettagli.
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