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GestireGite

Di Joshua Cesa, versione 1.5 del 22 ottobre 2012, Licenza Creative Commons by-nc 3.0.

Cosa fa?

Utilizzando un foglio di calcolo permette di calcolare le quote di partecipazione per gite di gruppo, ripartendo o meno le gratuità e sommando i costi fissi e di trasporto. In abbinata c'è il vademecum contentente una serie di consigli e promemoria per la pianificazioni di gite in giornata.

Perché è nato?

Nell'organizzazione delle gite in giornata del Gruppo Archeologico Goriziano (associazione di volontariato attiva dal 2005 al 2012) era nata l'esigenza di minimizzare gli errori e di una gestione dei costi che tenesse conto in modo preciso delle spese a carico dei singoli partecipanti per differenziare le quote e calibrarne con precisione il costo massimo.

Requisiti

Microsoft Excel 2000 o successivo (o applicativo compatibile).


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gestiregite.xls

Vademecum per organizzatori di gite

Introduzione

Il viaggio, soprattutto se fatto da e con Italiani – Beppe Severgnini docet – è pieno di insidie e di bizzarrie. Cercherò per questo di indicare, con questa breve guida, la retta via per organizzare un semplice – si fa presto a dirlo – viaggio in comitiva ad una mostra, in giornata e tramite ferrovie. L’aggiornamento è a luglio 2008 e tuttavia possono esserci inesattezze, essendo estremamente gravoso verificare oggidì tutti i dati proposti; cionostante questa guida vuole impartire un modus operandi che certamente servirà all’organizzatore neofita e lo guiderà nel futuro.

Volantino o riepilogo per la pubblicizzazione

è importanti che le comunicazioni siano ridotte al minimo, possibilmente (salvo conferme ai già prenotatisi) una sola, siano complete di tutti i dati utili ed allo stesso tempo semplificate; alcuni esempi: avendo già chiare le ore dei ritrovi è di poca importanza l’orario di inizio delle singole attività (che si può omettere) oppure avento stabilito una quota in eccesso se questa scende non ha senso comunicare il dato aggiornato; viceversa dover integrare una precedente comunicazione con informazioni importanti come l’abbigliamento consigliato o il termine per la prenotazione. Va considerato inoltre che quando il gruppo darà pubblicazione dell’evento questo verrà anche ripreso dai giornali, con scarse possibilità successive di rettifica: meglio dunque attendere di conoscere tutti i dati sotto evidenziati in grassetto prima di far uscire il programma della giornata.

Dev’essere sempre esplicata la data (comprensiva di anno) ed un titolo dell’appuntamento, specificando obbligatoriamente “visita a…” o “visita guidata a…” (non “gita”) prima di titoli di mostre o appuntamenti organizzati da terzi rispetto al gruppo. Se si tratta di un volantino vanno anche inseriti il logo del gruppo ed i recapiti.

Va stilato un programma semplice e chiaro, tenendo conto delle varie esigenze e del fatto che, più indicazioni si daranno, più saranno le possibilità di fraintendimenti. Per le tempistiche meglio arrotondare al quarto d’ora (evitare 10.50 o 11.05) e in difetto per ammortizzare possibili ritardi.

A chiusura delle informazioni indicare:

Automobile

Il percorso è facilmente calcolabile grazie agli strumenti on-line. Per una più accurata programmazione Google Maps presenta l’opzione “indicazioni stradali” che permette uno studio del percorso con o senza pedaggi. Il tempo di percorrenza stimato è solitamente affidabile: meglio aumentarlo di qualche decina/ventina di minuti se si prevede un raggiungimento del luogo in “carovana”.

Per ottenere il costo dell’autostrada basta utilizzare la funzione “Percorsi” dal sito di Autostrade per l’Italia. In merito al costo del carburante ogni gruppo con autovettura si regolerà da sé.

Vanno verificate anche le zone di parcheggio, sopratutto per le città: sugli eventuali siti di informazione turistica le cartine dell’abitato indicano le strutture; in alternativa verificare la vicinanza stadi ed ospedali.

Sempre consigliabile ridurre il numero di mezzi: riduce i costi, velocizza gli spostamente (soprattutto in “carovana”), diminuisce le attese ai punti di ritrovo e riduce le possibilità d’errore (i gruppetti dispersi, delle volte, ci sono). Infine fa stare in compagnia le persone e rende più piacevole il viaggio… All’atto dell’iscrizione quindi chiedere la disponibilità di posti per terzi e prospettare l’ipotesi di “accorpare” le automobili.

Pendenze stradali

Importante anche considerare la ripidità delle strade affrontate: con il 12% di pendenza un’automobile datata, anche solo a mezzo carico (2 persone a bordo) rallenterà di molto la velocità di percorrenza, che potrebbe aggirarsi su una media di 30/40 km/h (non supera i 50/60 km/h per le automobili più potenti). Sulle cartine stradali sono solitamente indicati i punti in cui la pendenza diventa rilevante (una freccia, solitamente rossa, affiancata alla linea della strada, con indicata una percentuale ed il verso in salita). Il sito Gmap pedometer permette di calcolare le pendenze di un percorso prefissato, le istruzioni – in inglese – spiegano come procedere.

Periodo invernale

è da valutare il periodo di viaggio: in inverno possibilità di incontrare ghiaccio e neve diminuiranno la velocità di crociera. Inoltre in alcuni tratti stradali ed autostradali vi è l’obbligo di catene a bordo o gomme invernali (gomme da neve o lamellari). Verificare, all’atto dell’iscrizione dei partecipanti, se il mezzo soddisfa questi requisiti.

Blocco del traffico

Alcune città attuano il blocco del traffico per l’aumento fuori norma delle polvere sottili: verificare per i centri abitati visitati sul sito del comune stesso se il municipio è interessato dalla pratica. Il blocco del traffico può essere anche deciso di giorno in giorno e viene anticipato solitamente da una pre-allerta, quindi verificare fino al giorno precedente alla visita la situazione. è consigliabile procurarsi un recapito telefono di riferimento (solitamente Vigili Urbani) per poter avere informazioni in diretta.

In caso di probabile blocco o di blocco confermato prender nota delle ore di applicazione e dotarsi della mappa della zona interdetta al traffico e verificare i parcheggi (se ve ne sono) a margine di essa utilizzabile.

Visite all’estero

Per gite all’estero ricordarsi che alcuni stati hanno la vignetta come sistema di pagamento autostradale (ovvero un abbonamento), acquistabile solitamente appena oltre confine nei distributori di benzina. In alcuni stati esteri vi è l’obbligo di catene a bordo o gomme invernali (gomme da neve o lamellari) – salvo le zone marittime – in determinati periodo dell’anno (rintracciabili con una veloce ricerca su internet).

Treno

Per la regione Friuli V.G. è consigliabile rivolgersi al Club Eurostar di Udine, sia per la possibilità di aprire una “pratica” (come per la riservazione e rimborsi) sia perchè il personale non cambia e vi è un rischio minore di errori (succede spesso purtroppo se ci si rivolge agli sportelli della biglietteria, soprattutto per il non aggiornamento sulla normativa vigente per prezzi/sconti/rimborsi).

Ricordarsi che a metà giugno ed a metà dicembre le Ferrovie dello Stato cambiano il proprio orario semestrale.

Preventivi ed acquisto

Per fare un preventivo on-line (tenendo conto del fattore prenotazione/riservazione ed applicando le percentuali di sconto) e programmare orari di andate e ritorni utilizzare il sito di Trenitalia e procedere all’acquisto (interrompendo la procedura all’atto del pagamento).

A pagamento avvenuto le procedure di rimborso (vedi sotto) diventano complicate, è quindi consigliabile saldare in prossimità della partenza (eccezione fatta per prenotazioni e simili, che possono saltare all’avvicinarsi della data scelta).

è consigliabile, per praticità e per eventuali scorporamenti (o eventuale scorporamento) di posti (in caso di assenze), far fare due cedolini distinti per andata e ritorno.

Gruppi

Un gruppo – per esser riconosciuto tale – deve essere costituito da un minimo 10 persone ed ha diritto al 10% di sconto sul biglietto della tratta (valido sicuramente per Regionali, InterRegionali ed InterCity); il biglietto può esser fatto in qualsiasi momento in una qualunque stazione ferroviaria dotata di sportello (non automatizzato). Alcune tipologie di treno prevedono la prenotazione obbligatoria del posto (InterCity ed Eurostar ad esempio).

In viaggio, assieme ai biglietti ed eventuali cedolini di prenotazioni, è da portare in duplice copia la lista dei partecipanti (nome e cognome).

Se vi sono persone che salgono lungo il percorso del treno e non sono abbastanza per fare un gruppo a sè (in modo da fare, ad es., il gruppo Gorizia-Venezia e quello Udine-Venezia), si valuta il costo del biglietto di tratta semplice: se inferiore alla quota del treno del gruppo lo si acquisterà separatamente, se superiore si aggiungerà la persona alla comitiva (e non usufruirà di parte della tratta, però risparmierà comunque).

Prenotazione

Prenotazione e riservazione (non rientranti nella quota scontabile per i gruppi):

La prenotazione/riservazione è consigliabile sui treni di ritorno, di domenica solitamente utilizzati dagli studenti universitari; la prenotazione, che su alcuni treni come gli IC è obbligatoria, è meglio farla entro due settimane dalla partenza, per ovvie ragioni di esaurimento dei posti disponibili.

Per recuperare i biglietti

Il recupero di biglietti e servizi già pagati va fatto prima dell’obliteratura. Le prenotazioni/riservazioni di cui non si fruirà vengono comunque perse, si recupera solamente il costo della tratta.

Non si recuperano direttamente i soldi ma il biglietto viene scorporato in due sottobiglietti (non ulteriormente scorporabili o modificabili, o forse per ancora una volta), uno del gruppo, l’altro per una tratta a piacere, purchè sia di importo uguale o superiore (integrando) alla parte da scorporare.

Mostra

Le condizioni variano da mostra a mostra. Ecco il quadro in generale (basato sulle esperienze di Palazzo Zabarella e Palazzo Zuckermann a Padova, Casa dei Carraresi a Treviso, Palazzo Ducale a Venezia); i prezzi indicati sono quelli delle sedi “campione” menzionate negli anni 2006-2007.

Prenotazioni, pagamenti, tempi ed integrazioni

La prenotazione può avvenire per via telefonica (delle volte il centralino ha orari diversi rispetto a quelli della mostra), cosa preferibile (rispetto ai moduli preimpostati) per informarsi su quanto segue.

Alcune sedi espositive richiedono un costo di prenotazione, da aggiungere al totale all’atto del pagamento, attorno ai 5,00 euro, alcune inseriscono un costo di prevendita sul biglietto (1 € solitamente), applicata delle volte anche alla gratuità prevista (vedi sotto).

La prenotazione (anche della guida) va fatta con parecchie settimane di anticipo, pena non trovare posti di disponibili oppure trovarne in orari scomodi.

Il saldo, che è richiesto solitamente 10/20 giorni prima per mezzo di Bonifico Bancario, può essere spesso integrato in loco (ma non risarcito in caso di assenze). Alcuni servizi (guida, guardaroba) delle volte vengono pagati il giorno stesso.

Nel caso sia possibile fare integrazioni il giorno stesso il consiglio è quello di saldare preventivamente solo il minimo indispensabile (quindi le 10 o 15 persone minime richieste per un gruppo ed i servizi obbligatori), e possibilmente tutti biglietti ridotto gruppi (vedi sotto la differenza con le altre riduzioni), in modo che in caso di cambio di partecipanti o variazione del numero ci siano minori possibilità di perdere soldi (anche se restano a carico di coloro che hanno disdetto la propria adesione).

Gruppi e biglietti

I gruppi hanno un numero minimo ed un numero massimo di partecipanti: dai 10-15 ai 25-30. Per numeri superiori si dividono i partecipanti in due sottogruppi, che solitamente si possono registrare “vicini” (le entrate con guida sono a distanza di 15′ circa). Viene fornito un codice di identificazione al/ai gruppo/i prenotati per le successive operazioni.

Molto spesso per i gruppi è obbligatorio il guardaroba (collettivo), al costo di 10 euro. Si tenga conto che zainetti, apparecchi audiovisi e cappotti sono spesso proibiti nei locali espositivi.

Riduzioni e gratuità

Il biglietto per i componenti del gruppo solitamente è ridotto (menzionato solitamente comeridotto gruppi), quindi costa/viene/risulta di 8-10 euro (contro i 10-12 dell’intero). Quasi sempre è data la gratuità per il capogruppo (gratuità accompagnatori), che si può ripartire tra i partecipanti; tale gratuità non va aggiunta al numero di persone, ma sottratta (es. 15 persone pagano 14 biglietti + 1 gratis).

Le riduzioni comuni sono:

Le riduzioni segnalate delle volte possono addirittura essere gratuità.

Visita guidata per gruppi

Il costo a guida (una per un solo gruppo) è fisso, varia tra gli 80 ed i 100 euro, solitamente prevedere un massimo di 25-30 persone.

Se è previsto l’uso delle cuffie (collegate al microfono della guida) il noleggio è solitamente incluso, viceversa il costo aggiuntivo è di 1,00-1,50 euro.

Guide proprie

Alcuni musei non permettono l’uso di guide proprie, altri lo consentono previo noleggio di radioguide (con trasmettitore per la guida ed i ricevitori per i componenti del gruppo, come sopra) altri ancora lo permettono liberamente.

Va ricordato che le guide proprie sono regolate, nel Friuli V.G. ed a livello nazionale, dalla Legge.

Visita guidata del luogo

Solitamente il Gruppo organizza un breve tour della città di destinazione, ricordarsi anche in questo caso i termini di Legge in merito. Per i partecipanti non associati è prevista la tessera simpatizzante (3,00 euro).

Gestione e bilancio

Bisogna far attenzione nella gestione dei soldi (personalmente più d’una volta ho commesso errori): se pur si ha a che fare con piccoli gruppi e un semplice viaggio in treno ed una visita ad una mostra le variabili sono molte (tutti i tipi di riduzioni, i vari tempi di saldo, le persone che vengono con mezzi propri) ed a ciò si aggiunge la stupidità umana, che si materializza nelle indicazioni sbagliate da parte di bigliettai et similia e nelle prenotazioni fatte a cuor leggero e poi ritirate, nonché negli inviti in eccesso (senza avvisare l’organizzatore).

Detto ciò è da considerare che il tempo ottimale per organizzare una simile iniziativa non può essere inferiore alle 5-6 settimane (considerando la comunicazione agli interessati, la chiusura delle iscrizioni e le scadenze per i pagamenti).

Dopo aver acquisito i dati di cui sopra si calcola il costo ad capam (escludendo i casi particolari, come coloro che vengono con propri mezzi o che fruiscono di riduzioni particolari, che si calcoleranno a richiesta) a seconda del numero dei partecipanti, arrotondando all’euro in eccesso (a cui, per tranquillità economica, si può aggiungere ancora un euro). Un gruppo da 15 pagherà molto di più (data la guida ripartita tra meno persone) rispetto ad uno da 25. Excel può tornare utile per mostrare tutte le sfumature di prezzo. A prescindere dal limite minimo di partecipanti per gruppo imposto dalla sede museale si calcola il minimo di persone del gruppo in base al costo individuale da sostenere.

Se si supera il numero massimo di partecipanti per gruppo e si deve dividere in due sottogruppi i costi saliranno nuovamente (es. 15 persone in un gruppo pagano come 30 in due gruppi, data la guida doppia richiesta): quindi oltre al numero minimo di partecipanti per un solo gruppo, ci sarà un secondo minimo per stabilire a quale numero di partecipanti oltre quelli del primo gruppo si “attiva” il secondo gruppo, che sarà semplicemente il doppio del minimo di partecipanti calcolati per un singolo gruppo.

Esempio: ipotizziamo che la sede museale accetti gruppi da 10 a 25 persone, e che, sommati tutti i costi, il rimborso spese richiesto in base ai partecipanti sia:

10 persone, 30,00 euro
11 persone, 29,00 euro
12 persone, 28,00 euro
13 persone, 27,00 euro
14 persone, 26,00 euro
15 persone, 25,00 euro
16 persone, 24,00 euro

Si decide che il costo massimo è 25 euro a persona, quindi minimo 15 persone. Se le richieste superano le 25 dovremmo attivare il secondo gruppo, ma sappiamo benissimo che (un dato su tutti), la guida sarà doppia (quindi non più 80 euro ma 160), da ripartire tra tutti; la differenza quindi tra 25 e 26 partecipanti sarà notevole dati i costi aggiuntivi del nuovo gruppo. Nello specifico, dato questo fatto, 26 partecipanti costano come 13 (due gruppi da 13 danno le 26 unità). Ecco i dati:


24 persone, 21,00 euro
25 persone, 20,00 euro
26 persone, 27,00 euro
27 persone, 26,50 euro
28 persone, 26,00 euro
29 persone, 25,50 euro
30 persone, 25,00 euro
31 persone, 24,50 euro

Quindi non vi potrà – nel nostro esempio – essere un numero di partecipanti minore di 15, né tra 25 e 30 (2 x 15). All’atto di prenotazione delle persone dalla 26^ alla 29^ li si avvisa che potranno partecipare solo se si raggiunge il minimo per l’attivazione del secondo gruppo.

All’atto della prenotazione vera e propria (se i tempi sono larghi si può fare anche una sorta di pre-prenotazione non vincolante) è consigliabile chiedere una caparra onde vincolare il partecipante; solitamente tale caparra verrà restituita solo se non servirà a coprire spese già sostenute (causa il tardivo ritiro).

Nel prender nota dei partecipanti è buona norma elencarli “a gruppi” (marito e moglie, padre e figli, etc., graficamente preferisco indicare normalmente il referente e far rientrare, nelle righe successive, con degli spazi tutti i membri), richiedendo per ogni gruppo un recapito telefonico, possibilmente cellulare.

Dato che di rado si avranno tutti i rimborsi spese in mano con largo anticipo si può giocare sui tempi di pagamento, saldando solamente un gruppo minimo alla sede museale (vedi Mostra > Prenotazioni, pagamenti, tempi ed integrazioni), non dovendo quindi anticipare di tasca propria i soldi. Ciò permette anche di gestire i ritiri all’ultimo minuto: si trattengono solo i soldi necessari a non far sforare del prezzo previsto dal rimborso spese dei partecipanti, il disavanzo poi si può restituire (o, a discrezione dell’organizzatore, previ accordi con il singolo partecipante, far convogliare nelle casse del gruppo).

Le ricevute di pagamento verranno date il giorno della partenza.

Nel viaggio in treno ricordarsi di obliterare i biglietti ed anche l’eventuale prenotazione/riservazione, possibilmente mantenere tutti i partecipanti in un’unica carrozza (se vi è una prenotazione/riservazione si tratta solitamente di una carrozza di testa o di coda del treno).

Per il saldo finale ed il ritiro dei biglietti presso la sede museale è consigliabile anticipare l’arrivo del gruppo di 15′ circa; ricordarsi che l’entrata per comitive spesso è distinta da quella per i singoli, quindi prevedere l’arrivo del gruppo in orario all’ingresso corretto. I biglietti d’ingresso andranno consegnati ai partecipanti (e rimarranno a loro).